Workshop projectmatig werken in de UBU 25 september 2007
Uitwerking aantekingen Huib Verhoeff en Monique Teubner
Hoofdonderwerpen
· Vraagbaakfunctie
· Project of klus
· Wat van PRINCE2 gaan we gebruiken
· In welke vorm
· Prince2 in de komende tijd
De volgende aantekeningen moeten ook in het Handboek Projecten.
Kick-off meeting. Ook bij louter interne projecten.
Er is een:
· Opdrachtgever
· Projectleider (regelt resources)
· Tijdsfactor
· Geld/resources
Dan altijd een kick-off meeting. Bij de start van een project en / of bij vooronderzoek Kick-off meeting houden.
Bij een project is er sprake van:
· Rol opdrachtgever
· Rol projectleider
· Een start- en einddatum
· Uren benodigd en uren gebruikt.
· Eindproduct of dienst
· Er is een stuurgroep. NB Opdrachtgever kan stuurgroep en opdrachtgever tegelijk zijn.
NB VU Definitie uit hun Handboek Projecten.
Iets is een project als:
1. Tijdsbesteding meer dan 40 uur
2. Aantal betrokkenen meer dan twee
3. Er is een mandaat van de directie
Voorstel: punten 1 en 3 overnemen.
Klussen
Klussen opschrijven en beschrijven. Klussenlijst per afdeling maken en openstaande klussen aangeven. NB Template voor Klussen maken.
Altijd:
· Wie doet de klus
· Wat wordt er gedaan
· Wanneer is het klaar
· Zijn er kosten mee gemoeid
Het begin van een project
Gebruik hier voor de templates Project Mandaat gevolgd door klussentemplate voor de opzet van het vooronderzoek en Project Voorstel voor het beschrijven van de uitkomsten van het vooronderzoek en het project dat je wil gaan doen.
- Er is een opdrachtgever die iets wil. De opdrachtgever maakt een projectmandaat en geeft zo de wens te kennen een vooronderzoek te willen doen.
Project Mandaat (NB. template moet aangepast worden)
Een project mandaat is een formeel toestemming tot vooronderzoek.
-Wie is er bij betrokken.
-Wat is het doel of het product.
-Wanneer moet vooronderzoek klaar zijn
Een afdelingshoofd of opdrachtgever kan vooronderzoek initiëren.
- Een projectleider maakt een voorstel voor een vooronderzoek met behulp van het klussentemplate.
Klussentemplate: beschrijving opzet vooronderzoek. De uitkomsten van het vooronderzoek verwerk je in het projectvoorstel.
- Het projectvoorstel gaat naar de opdrachtgever ter goedkeuring
Project voorstel
1. Projectdefinitie
1.1 Achtergrond project
1.2 Project doelstellingen
1.3 Bereik
1.4 Organisatie
1.5 Resultaten
1.6 Randvoorwaarden & beperkingen
1.7 Relaties met andere projecten
2. (Geschatte) Business Case
3. Projecttoleranties
4. Kwaliteitsverwachtingen
5. Acceptatie Criteria
6. Reeds geïdentificeerde risico’s
7. Globale aanpak
8. Plan voor Initiatiefase.
- Als de opdrachtgever het projectvoorstel goedkeurt kan er na een kick-off meeting gezamenlijk een PID gemaakt worden in de projectgroep
- Na goedkeuring PID door stuurgroep tweede kick-off meeting.
Kwaliteitsplan / Testplan
Basis kwaliteitsplan komt in Handboek Projecten. Hier staat ook uitgebreid beschreven wat een kwaliteitsplan is en hoe het leidt tot een testplan. Er is een verwijzing naar de plaats waar we zo veel mogelijk kwaliteitsstandaarden verzamelen.
Wat zijn kwaliteitseisen?
Kwaliteitseisen bij projecten: zie verder
De kwaliteit van een product blijkt uit het nakomen van de specificaties. Hierbij gaat het om functionaliteit en beheersaspecten. De specificaties/requirements moet je opnemen in het PID als ze al bekend zijn. Als ze niet bekend zijn is het een eerste fase in een project om requirements vast te leggen. Meestal zal dat invloed hebben op de verdere projectplanning en zal het pID aangepast moeten worden.
Welke kwaliteitseisen zijn er zoal?
· Checklist met 23 onderwerpen van Martin
· Kwaliteitsstandaards die al bij de UBU gebruikt worden (Bv. Antwoord binnen twee dagen na vraag aan
info@library.uu.nl.)
· Streven naar standaardisering en uniformering
Hoe kom je aan kwaliteitseisen?
· Checklist Martin invullen
· Kwaliteitsstandaards UBU gebruiken
· Een (vroegtijdig) gebruikersonderzoek om de eisen van de gebruikers te inventariseren.
· Niveau van (op)schalen vaststellen bij een applicatie / database.
· ICT beheer moet eisen voor opslag vastleggen
Testplan
Op basis van de specificaties van het product kan vastgelegd worden wat er getest moet worden: dit leidt tot een testplan.
Producten voor klanten zouden zowel door bibliotheekprofessionals als eindgebruikers getest moeten worden.
Projectkwaliteit
Bij projectkwaliteit geef je aan op welke manier je wanneer rapporteert. In het PID geef je al eerder aan hoe het project in elkaar zit voor wat betreft de volgende zaken:
· Bestuurlijk niveau
· Processen
· Documenten
· Mensen en middelen
· Kwaliteit projectleider / projectmedewerkers (training)
Verslagen
Voortgangsverslag (Hoofdpuntenrapport)
Bij een project is een voortgangsverslag verplicht. Dit wordt in het PID aangegeven. Soms valt het verslag samen met een fase eindrapport maar dat hoeft niet.
Het Voortgangsrapport (checkpoint) gebruiken we in principe niet.
Ontwikkelplan
In een ontwikkelplan staat aangeven wat een ontwikkelaar voor een project doet.
Daarbij zijn aangeven welke werkzaamheden in hoeveel uur.
NB Bij een project met fasen is er per fase een ontwikkelplan. Bovendien zal de ontwikkelaar voor het hele project moeten kunnen uitrekenen hoeveel uur het ruwweg kost. Dat kan alleen als je een soort ontwikkelplan maakt.
Er is een sprake van
· Functioneel ontwerp
· Technisch ontwerp
· Bouwen
Voor een goed ontwikkelplan is het noodzakelijk de scope van een project duidelijk te definiëren. Een ontwikkelplan wordt gemaakt wanner er sprake is van risico’s en als de geschatte werkzaamheden voor de ontwikkelaar meer dan 100 uur bedragen.
Het ontwikkelplan moet als een bijlage bij het PID komen.
Afsluiten project
Zorg voor:
· Gebruikers handleidingen
· Beheer instructies
· Onderhoudsinstructies
· Library structuur van applicaties
· Bestandsdocumentatie
· Opschonen dossier
Belangrijke aandachtspunten
· Nazorg die de gebruiker of beheerder moeten doen
· Acceptatie van de gebruiker en beheerder
· Leerpunten vanuit het project voor anderen
Projecteindrapport inclusief in paragrafen leerpuntenrapport, aanbevelingen voor vervolgacties en (eventueel) post project review plan.
In ieder geval moeten de volgende punten behandeld worden:
- Zijn de projectdoelen bereikt
- Is het eindproduct opgeleverd en geaccepteerd
- Belangrijkste wijzigingen t.o.v. de oorspronkelijke PID
- Zijn er overgebleven aandachtspunten en risico’s
- Hoeveel wijzigingen zijn er uitgevoerd en tegen welke totaal budget
- Hoeveel van de toegekende toleranties zijn gebruikt
In de paragraaf ‘leerpunten’ staan de volgende zaken:
- welke zaken gingen bovenverwachting goed
- welke gingen extreem fout
- welke vertragingen waren gevolg van niet bekende zaken
- aanbevelingen van bovenstaande zaken
- voorgestelde aanpassingen in project aanpak, of documentatie
Losse opmerkingen
· In productenlijst technische documentatie meenemen.
· Martin zorgt dat we zelf templates kunnen toevoegen of verwijderen in de Projectendatabase.
· Stuurgroepleden kunnen wijzigingen weigeren. Projectleider geeft advies.
· Wie betaalt, bepaalt.
· Hans stuurt alle teksten op de flapover op en het UBU PRINCE2 overzicht krijgen we digitaal. (Is gebeurd, zie teksten hieronder)
· Project borging kan helpen bij stuurgroep.
· Hoofd ontwikkelaars is “leverancier” Hij levert mensen en middelen.
We kennen in de UB drie definities voor projectmatig werken
· Een klus
· Een project
· Een project met fasen
NB Dit vervangt de indeling die we nu kennen.
Herstructurering templates
Start project
Project Mandaat (template aanpassen)
Klussenformulier (ook voor opzet vooronderzoek)
Project Voorstel (Vooronderzoek)
PID met daarin:
Managementsamenvatting (inclusief grootste risico)
- Projectplan / Projectplanning: een Wordtabel voor de planning is genoeg
- Communicatieplan
- Kwaliteitsplan
- Productbeschrijving
- Fasering (indien nodig)
- Risico’s
- Eventueel ontwikkelplan als bijlage
Voortgang project
Voortgangsverslag (Hoofdpuntenrapport)
Faseplan
Fase-eind rapport
Afwijkingsrapport
Einde project
Projecteindrapport met daarin:
- Leerpuntenrapport
- Aanbevelingen voor vervolgacties
- Post project review plan
Dagelijks logboek
Het dagelijks logboek gebruik je om al je acties als projectleider vast te leggen evenals gebeurtenissen in het project. Op basis van het logboek kun je eenvoudig voortgangsrapportages leveren. Het dagelijks logboek zou een alert-functie moeten hebben.
Het dagelijks logboek vervangt het
· Issue logboek
· Dagelijks logboek
· Leerpuntenlogboek
· Risicologboek
· Kwaliteitslogboek
NB We moeten wel alle aparte templates ook handhaven. Je kunt een apart communicatieplan nodig hebben. Alle extra templates zetten we apart voor als we ze nodig hebben voor een gesubsidieerd project met veeleisende subsidiegevers.
PRINCE2 in de komende tijd
· PID Light maken (op basis van het schema van Hans)
· Handboek projecten
· Templates herstructureren
· Artikel IP
· Projecturenregistratie
· Vraagbaakfunctie
· Projectnieuws op het intranet
· Projectendatabase bijhouden
· Opzet trainingen 2008
· Dinsdag 11 December themabijeenkomst Bucheliuszaal. Programma uitwerken.
· Concept kwaliteitsplan klaar in december. In 2008 nader uitwerken
· Project Eindrapport december 2007. Lijnwerkzaamheden vaststellen.
Teksten van de flapovers door Hans Lugtenaar opgestuurd (Door Huib Verhoeff van kopjes voorzien)
Stellingen uit de workshop prince2 bij UBU
Het begin
Elk project heeft een opdrachtgever die ook zitting heeft in de stuurgroep
Voor ieder project wordt een kick-off bijeenkomst gehouden, om aan motivatie en commitment van deelnemers te werken.
In de stuurgroep is ook de gebruiker vertegenwoordigd en een persoon die de resources levert.
Het project
Ieder project heeft een projectopdracht en een projectplanning
In de planning wordt gestuurd op tijd en resources.
De planning kent afhankelijkheden en oplevermomenten van tussenproducten
Aan het eind van ieder project wordt het projectresultaat opgeleverd aan de opdrachtgever.
Vooronderzoek
Een project begint met een vooronderzoek, waarbij de haalbaarheid wordt onderzocht. Dit wordt vastgelegd in een project voorstel.
Na het projectvoorstel kent het project een begin en eind datum, een planning met benodigde uren, waarbij de gebruikte uren door de projectleider worden gerapporteerd.
PID / PID Light
Een project kent altijd een PID, deze kan volledig zijn qua inhoud of light bij een klein project
Een volledige PID moet een goede managementsamenvatting hebben. Deze is bestemd voor de opdrachtgever en andere stuurgroep leden.
Fasen
Veelal heeft een project geen onderverdeling in fasen, maar de projectleider kan hier wel een voorstel voor doen.
Na iedere fase is dan een eindefase vergadering om goedkeuring te krijgen voor de volgende fase (go/nogo)
Klussen
Een klus blijft qua verantwoording binnen het afdelingoverleg.
Bij een klus zijn de volgende onderwerpen van belang
· wat is de opdracht
· wie voert het uit
· hoeveel doorlooptijd is er nodig
· wanneer is het resultaat gereed
Een klus heeft wel een opdrachtgever, maar geen stuurgroep.
Risico’s
Klussen en projecten kennen risico analyse die vastgelegd moet worden inclusief de benodigde tegenmaatregelen. UBU maakt daarvoor een dagelijks logboek waar ook de bijzonderheden over risicobeheer te vinden zijn.
Wijzigingen
Wijziging op productspecificatie moeten worden geregistreerd in een wijzigingsverzoek, de procedure voor afhandeling en het sjabloon voor het wijzigingverzoek moet worden gemaakt.
Kwaliteit
Kwaliteits reviews zijn nodig over het verloop van het project en over de oplevering van producten aan de gebruiker.
Prince2 heeft daarvoor een checklist
Van belang is dat UBU met acceptatie criteria per product gaat werken. De gebruikers rol moet voor de acceptatie binnen UBU worden gesimuleerd.
Einde Project
Ieder project kent een formeel projecteinde waarbij het project wordt ontbonden. De opdrachtgever is daarvoor verantwoordelijk.
Herstructurering templates
De templates van UBU moeten worden opgedeeld is 3 delen:
templates voor de project start, voor de uitvoering en voor de afsluiting.
Het UBU reference model is daarvoor de basis.
Hans Lugtenaar
3 oktober 2007
Comments (0)
You don't have permission to comment on this page.